Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Asiakasrekisteri - tietosuojaseloste

Laatimispäivä 1.5.2018

Rekisterinpitäjä 4M Suomi Oy

Konttisentie 8

40800 Vaajakoski

Yhteyshenkilö rekisteriä Susanna Myllyniemi

koskevissa asioissa 040 530 5131

susanna@4m.fi

Rekisterin nimi Asiakasrekisteri

Henkilötietojen Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen,

käsittelyn tarkoitus asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen.

Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluisamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luetteloilla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. osoitetietoja asiakaspostituksiin, -lehtiin, suoramainoksiin tai vastaavia.Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (asiakaspalvelu@4m.fi) tai re- kisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterin tietosisältö Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

- henkilön etu- ja sukunimi

- edustamansa yhteisö

- sähköpostiosoite

- postiosoite

- puhelinnumero

- tiedot aikaisemmista tilauksista

- teknisiä asiakastietoja

Säännönmukaiset Tietoja saadaan www-sivuilta, puhelimitse, pikaviestimillä,

tietolähteet paperidokumentteina sekä palvelun käytön aikana asiakasjärjestelmään liittyvistä muutoksista. Tietoja saadaan myös asiak- kaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuot- tamiseen.

Asiakkaan muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tie toja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai evästei- den kautta.

Tietojen säännön- Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttä- mukaiset luovutukset essä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.

Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppanei- den käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liit- tyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen hen- kilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen siirto EU:n tai Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yri- ETA:n ulkopuolelle tyksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisterin suojauksen Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsi- periaatteet A: teltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jäl- manuaalinen aineisto keen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsi- tellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Rekisterin suojauksen Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten työnte-periaatteet B: kijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää ATK:lla käsiteltävät sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen toiminnot käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapi- tositoumuksen. Järjestelmät on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulko- puolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

Evästeet 4M Suomi Oy käyttää www-sivuillaan evästeitä.

Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asia- kaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi.

Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelu-

pisteeseen.

Oikeus vaatia tiedon Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpee- korjaamista ton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyyn- nöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä pe rusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vas- tuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tie- tosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Muut henkilötietojen Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely

käsittelyyn liittyvät suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen ano- oikeudet nymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.